Le mariage de votre ami(e) approche à grands pas et vous avez la charge d'organiser une journée (que dis-je, un week-end) inoubliable à l'occasion de son EVG ou EVJF. Mais voilà, vous ne savez pas par où commencer, quelles activités organiser. Nous voilà donc missionnés pour vous accompagner dans cette organisation et vous faciliter la vie ! On prend une bonne inspiration et c'est parti !

Dresser la liste des invité(e)s

Que la fête commence ! Ah non, pas tout de suite. Il vous faut tout d'abord connaître tous les heureux élus pour cet événement inoubliable. Pour ce faire, le plus sûr et le plus simple reste de demander directement aux futurs mariés de dresser ladite liste. Cela vous évitera des oublis voire des impairs. N'hésitez pas à pondérer le nombre d'invités car ce type d'évènement reste complexe à organiser, et ce d'autant plus avec un nombre de convives trop important.

Lancer les invitations

La liste est fin prête. Vous voilà paré(e) pour lancer les invitations et connaître les disponibilités de chacun(e). On crée alors un groupe d'échange (Whatsapp, Messenger, email…) et on tient compte des différents retours : contraintes, souhaits, liens avec les mariés, disponibilités… Ces invitations sont l'occasion de donner le ton de tout l'événement, alors pensez à soigner le premier message tout particulièrement sans oublier le côté fun du moment !

Connaître les attentes des futurs mariés

Un enterrement de vie de jeune fille ou de garçon commun, un week-end complet, pas de sensation forte, un déguisement soft, connaître la date à l'avance… Certains mariés ont des souhaits bien particuliers concernant cette journée. S'il faut considérer ces attentes, il ne faut pour autant pas toutes les respecter au risque de perdre tout effet de surprise. On écoute donc les desideratas et on fait le tri sur ce qui est faisable de ce qui ne l'est pas.

S'offrir un petit moment entre témoins

Bien souvent oubliée, cette étape vous permet à vous, témoins, de vous rencontrer, de vous retrouver, de partager, et d'éviter d'éventuelles tensions liées à la communication à distance. On prend donc le temps de fixer un point, même via un outil de visio, pour profiter de toutes ces personnes qui ont été désignées par les mariés comme étant des êtres chers à leurs yeux (ou tout simplement doués pour l'organisation). 

Choisir le lieu de tous les exploits de nos futurs mariés

Grande question que le choix du lieu ! Si ce choix revêt une importance toute particulière, c'est parce qu'il détermine beaucoup d'éléments de la journée : les activités possibles, le temps de trajet, la nécessité de prendre ou non un logement, les transports disponibles et beaucoup d'autres choses. Vous pouvez choisir de réfléchir entre témoins et d'imposer le lieu ou de demander l'avis des convives. Besoin d'idées ? Lille, Paris, Bordeaux, Rennes, Poitiers, Le Mans, Strasbourg, Reims, mais aussi Valmeinier, Orléans ou Aix en Provence… Les paris sont lancés sur la destination retenue !

Etablir un programme de la journée

Une fois la destination connue, à vous de jouer pour trouver le programme qui révèlera la véritable personnalité des mariées ! A la recherche de sensations fortes ? Optez pour un saut à l'élastique ou un tour sur circuit. Du fun et un esprit d'équipe ? Choisissez le Trampoline Park You Jump et ses activités adaptées à toutes vos envies de défis, ou bien un parcours ninja warrior qui challengera tous vos convives ! Pensez à tenir compte de tous les invités pour n'en oublier aucun. Les activités seront d'autant plus fun que le programme correspondra aux attentes de tout le monde. Côté timing, comptez une marge d'une demi-heure en plus entre chaque activité car un groupe aussi festif que le vôtre est vite ralenti par des défis de dernières minutes, des aléas rocambolesques et autres imprévus qui feront tous les souvenirs de cette journée. 

Se lancer dans les demandes de devis et de renseignements

Et c'est parti pour les demandes de devis ! Partagez-vous les tâches en listant pour chaque activité un témoin en charge de la demande de devis. Si vous ne sentez pas un certain don d'organisation chez certains témoins, ne leur confiez pas cette tâche, ils pourront se rattraper sur d'autres parties de l'organisation. Vous souhaitez connaître le prix de quelques activités ? Voici quelques notions de prix pour vous aider dans la sélection des activités :
  • Une balade en segway : environ 30€
  • Un escape game : 25 € environ
  • Un jeu de piste : comptez une vingtaine d'euros
  • Un trampoline park : à partir de 12€
  • Un simulateur de vol : à partir de 55€
  • Un stand up paddle : à partir de 10€
  • Des cours de cuisine : une cinquantaine d'euros

Pensez à anticiper la modification possible du nombre d'invités. Mieux vaut prévoir d'avoir des invités en plus le jour J que des invités en moins. Vous avez un indécis ? Ne le comptez pas dans vos demandes dans un premier temps.

Demander l'avis (mais pas trop non plus) des participants !

Après toutes ces préparations, ces échanges, vous voilà bien satisfaits de cette journée qui s'annonce. Vous vient alors l'idée de demander l'avis des participant(e)s… alors oui mais avec parcimonie ! Ne leur laissez pas choisir la totalité des activités car vous ne tomberez jamais d'accord. Optez pour une shortlist voire même 2 programmes complets. Comme cela, la majorité l'emportera ! Les avis doivent être donnés dans un temps très court afin de vous permettre de passer à l'étape suivante !

Finaliser le programme et passer à la réservation

Ca y est, votre journée est prête ! Optez pour des réservations bien ficelées en réservant bien à l'avance toutes les activités. Pour bien profiter de la journée, pas de place à l'improvisation ! Contactez chaque structure et validez toutes les modalités (acompte, heure d'arrivée, tenue à prévoir…). Vous pouvez à présent souffler, vous avez fait du bon boulot ! N'oubliez pas de prévenir tous les invités du programme détaillé de la journée. Les retardataires le jour J (car il y en a toujours ^^) pourront reprendre le train en marche plus aisément.

Récolter les fonds

Cette étape n'est pas la plus simple mais pour autant elle est essentielle, d'autant plus si les activités que vous avez sélectionnées sont coûteuses. Plusieurs choix s'offrent à vous :
  • Un des témoins récolte tous les fonds et le dispatch sera fait entre les témoins selon leurs dépenses. Une application comme Tricount vous rendra la tâche simple comme un petit clic !
  • Vous pouvez choisir de faire une cagnotte en ligne. Optez pour des cagnottes connues et souvent utilisées comme Leetchi ou encore Le pot commun.
  •  Attendez la fin de l'événement et récoltez les fonds le jour J.
Un petit conseil : évitez de faire payer chaque activité par chaque invité le jour J, vous allez perdre un temps fou. Tout ce temps perdu aurait pu être utilisé pour d'autres activités toujours plus fun !

Organiser les petites animations entre les activités

Le jour J approche, l'organisation d'un EVG ou d'un EVJF touche à sa fin et vous avez hâte d'en profiter ! Faites passer le temps plus rapidement en organisant quelques petites animations entre les activités ! Un petit quiz dans un métro, un défi dans la rue, une séance photo improvisée dans un parc, faites parler votre créativité ! Et si vous avez l'âme d'un artiste, pourquoi ne pas prévoir un cahier fait de rébus et devinettes pour que le ou la marié(e) devine les prochaines étapes de la journée ? Fun garanti !
Cette étape est aussi l'occasion de réfléchir au déguisement ! Car un enterrement de vie de jeune fille ou un enterrement de vie de garçon est obligatoirement une journée déguisée. Si, si, pas le choix ! Inutile de partir sur des costumes trop osés si la mariée (ou le marié) est réfractaire, l'idée est simplement de le rendre visible tel le héros de la journée.

Faites monter l'ambiance !

DRIIIIIIIIING ! Ok, votre réveil ne sonne plus tout à fait comme ça, mais dans tous les cas, la journée PEUT COMMENCER ! Faites monter l'ambiance avec une conversation de  groupe incluant les mariés mais également les absents qui pourront aussi en profiter ! Attention toutefois à ne pas divulguer des indices pour les activités à venir